Conseils et bonnes pratiques digitales pour gérer son activité à distance après le confinement

L’objectif de ce guide : accompagner les associations dans leur apprentissage à l’ère du numérique de l’après-confinement.

Dans l’urgence de continuer à s’adapter en cette crise du COVID-19, les acteurs de l’accompagnement unissent leurs expertises associatives, bénévoles et digitales pour proposer aux associations un guide complet et faire face aux problématiques auxquelles les associations sont confrontées ou vont se confronter dans les semaines à venir.

Portées par la valeur commune d’entraide collective, ce guide a été réalisé par WEBASSOC avec l’aide de HELLOASSO, LATITUDES, TOUSBENEVOLES et PASSERELLES & COMPETENCESUn grand merci à Aurore Southammakosane, Fatima Farkhsi, Laura Micheneau, Margaux Levisalles, Isabelle Persoz et Marie Laumont.

THÉMATIQUE 1 - Capitaliser sur les bonnes pratiques de la gestion associative à distance

“La gestion associative à distance force les responsables associatifs à inventer de nouvelles manières de garder le lien avec les bénévoles, les bénéficiaires et les partenaires. Il devient donc important d’adapter ses habitudes de travail avec des outils d’audio conférence pour éviter l’isolement des équipes, jusqu’à prévoir un accompagnement psychologique si nécessaire. Et pour aider les associations de solidarité dans ce sens, nous avons ouvert à titre exceptionnel notre plateforme PC Clic.” PASSERELLES & COMPETENCES

Après une transition forcée de l’organisation physique en ligne, chaque association doit désormais arriver à adapter et à optimiser ce cadre de fonctionnement à distance pour arriver à tenir dans la durée avec efficacité et implication de l’équipe.

  • [Conseil] Harmoniser les outils collaboratifs de travail et d’échange : agenda, canaux de communication, outils de partage des fichiers, suivi de projet et reporting Outils Agenda : Calendly, Google Agenda, aCalendar, Framagenda 
  • [Conseil] S’accorder sur ces outils, sur leurs usages respectifs et leur fréquence d’utilisation, mais également sur les rituels collectifs et individuels à maintenir afin que tout le monde puisse s’y tenir avec ses obligations personnelles Outils pour officialiser ce « manuel » de vie d’équipe : Google doc, Trello

Les échanges d’emails se rallongent avec les fichiers V1-V2-V3-…, les pièces jointes des messageries également, ainsi que les liens au milieu des discussions Slack… Quelques bonnes pratiques identifiées !

  • [Conseil] Partager les documents de travail via des plateformes en cloud Outils : Google Drive, NextCloud, DropBox
  • [Conseil] Permettre le suivi des projets en ligne pour permettre à tout le monde d’être informé du projet, de suivre les étapes et d’enrichir collectivement Outils : Trello, Taiga, Kanboard, Framaboard, Monday
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Réunion d’équipe, machine à café, sortie d’équipe,… Les outils digitaux ne remplacent pas ce lien social mais peuvent y contribuer. Il ne faut donc pas relâcher les efforts de communication mais les accentuer avec la distance. 

  • [Conseil] Privilégier des outils d’échange en collectif et par thématique de travail Outils : Slack, Rocket.chat, Discord, Fleep, Mattermost
  • [Conseil] Prendre régulièrement la parole en équipe pour rappeler les objectifs et l’avancement, donner de la visibilité, saluer les efforts et encourager, en complément du rituel déjà existant des réunions en visio
  • [Conseil] Créer des groupes d’échange informel Outils : Groupe privé de discussion « fun, saluer tout le monde, proposer un café virtuel,…» dans ces mêmes outils Slack, Rocket.chat, Mattermost

Capter l’attention et dynamiser les échanges à distance nécessitent de s’équiper différemment, et essayer de compenser cette perte de maîtrise de l’environnement d’échange et de la communication non verbale qui jouent un rôle dans les échanges collectifs.

  • [Conseil] Opter pour les outils de visioconférence facilitant la prise de parole, le partage de documents, l’interaction entre les participants Outils : BigBlueButton, Zoom, Jitsi, Google Meet, Skype
  • [Conseil] Dynamiser les échanges avec des animations comme le vote, le tour de table, le challenge, le quizz Outils : Doodle, Joinmyquizz
  • [Conseil] Besoin de brainstormer sur de nouvelles idées ? Des outils gratuits de brainstorming comme Wisemapping et des possibilités de travail de groupe live existent avec Zoom ou encore Mural

La gestion à distance instaure inéluctablement plus de confiance et d’écrits dans les relations de travail. Quelques bonnes pratiques pour préserver une collaboration de travail motivante et ne pas tomber dans le micro-management.

  • [Conseil] A la régularité des réunions collectives hebdomadaires ou bimensuelles, privilégier des échanges 1to1 avec ce même espace temps, l’occasion également d’instaurer le mode de reporting et de suivi des sujets le plus adapté.
  • [Conseil] Accepter le temps d’adaptation et les manquements éventuels à cette nouvelle vie d’équipe, par contre jouer sur le collectif pour partager ces difficultés, recevoir des conseils et feedbacks pour améliorer l’organisation à distance en équipe.

Si vous avez des problématiques à résoudre, de nombreuses initiatives en ligne ont émergé pour aider les associations à répondre aux questions opérationnelles qu’amène cette période de crise.

  • [Initiative] Face à la situation de crise actuelle, Passerelles & Compétences a lancé sa plateforme PC CLIC pour accompagner, gratuitement à titre exceptionnel, à distance toutes les associations de solidarité avec des conseils sur-mesure (Juridique, Finances, RH, Marketing/Communication/Digital, Financier, Administratif, etc.) Vous avez besoin de conseils opérationnels et surtout de réponses ? Leur réseau de bénévoles s’engagent à vous répondre rapidement par téléphone. Outils : PC CLIC

THÉMATIQUE 2 - Innover sur les méthodes de collecte

“Nous vous proposons de vous pencher sur les moyens de financements proposés grâce à internet et plus particulièrement le financement participatif. Ce type de collecte a pour objectif de vous aider à l’aboutissement d’un projet en faisant appel aux contributions de la foule. Internet, de par sa capacité à faire effet boule de neige est donc un formidable outil. Pour cela, il faudra bien sûr maîtriser quelques bonnes pratiques numériques incontournables pour lancer et animer une campagne de financement participatif.” HELLOASSO

  • Comment ? Plusieurs outils et plateformes sont disponibles sur le marché (HelloAsso, Kisskissbankbank, Ulule, Givexpert…)
  • Avec qui ? Un accompagnement est possible selon la solution choisie
  • Quel coût ? Gratuit ou payant (selon la commission sur la collecte)
  • [Conseil] Proposer un projet participatif engageant, réfléchir à un objectif financier, mettre en place une contrepartie pour favoriser l’immersion et l’engagement, être en mesure d’informer les donateurs de l’avancée du projet,… Vidéo : Lancer une campagne de financement avec HelloAsso
  • [Conseil] 3 cercles de communication : la communication aux proches, à la communauté de l’association et enfin aux tiers.
  • [Conseil] Exploiter vos plateformes digitales existantes (sites, réseaux sociaux, newsletter, page de crowdfunding), voire développer des partenariats pour augmenter son rayonnement. 
  • [Conseil] Un ton de communication de proximité, aux heures où votre communauté est connectée, avec un message diversifié, des projections d’impact attendu, une mise à disposition d’un kit créa pour communiquer sur leurs comptes.
  • [Exemple] Opération #enmodeconfiné par Banlieues Santé qui a multiplié les points de contact à travers une communication multi-support et multi-contenu : page de crowdfunding, application mobile, vidéos de préventions, site dédié, partenariats, etc.
  • [Conseil] Ne pas hésiter à s’appuyer sur les initiatives existantes pour faire partie du mouvement et bénéficier de leur rayonnement. 
  • [Exemple] La plateforme collective d’urgence – don.coronavirus.org, qui regroupe et met en lumière l’ensemble des campagnes de soutien aux acteurs en première ligne pendant cette période de Covid-19 pour favoriser le soutien financier. 
  • [Exemple] Giving Tuesday Now qui propose une boîte à outils pour promouvoir vos différentes actions, ouvrir la discussion avec vos donateurs, vous donner des conseils de communication,…
  • [Conseil] Monter des partenariats pour soutenir un projet et avoir plus de visibilité et d’impact : entre associations ou acteurs du secteur, avec une entreprise ou une marque.
  • [Conseil] Monter des prises de parole avec des influenceurs qui sauront relayer votre appel à don, votre projet et vous permettre de toucher une cible plus connectée
  • [Exemple] Les influenceurs Elise Goldfarb et Lénasituations ont lancé un mouvement de collecte de crèmes hydratantes en faisant appel à la solidarité des entreprises/marques pour les soignants depuis le réseau Instragram.
  • [Conseil] Lancer une communication de collecte peer-to-peer, c’est-à-dire favoriser la diffusion de l’information par et entre les personnes de votre communauté. En cette période de grande solidarité et d’urgence, les associations peuvent faire appel à un grand nombre et demander à être soutenues par leur communauté qui devient votre meilleure ambassadeur.
  • [Exemple] Live ou webinar pour des cours de sport avec appel à dons (marathon confiné, live instagram Yoga…), sticker de dons Instagram à afficher en story pour soutenir l’association de son choix et faire appel à sa communauté, page de collecte Facebook…
  • [Enjeu] Renforcer votre présence sur les réseaux sociaux en construisant une véritable stratégie d’animation et de modération de vos plateformes sociales.
  • [Conseil] Diversifier le format de votre contenu : vidéo, articles, podcast, newsletter d’information et de collecte, jeux et challenges, live et webinars, interview, etc.
  • [Exemples] Des stratégies d’animation qui ont marqué la période : Opération “Allô” du Secours populaire via le format IGTV sur Instagram pendant le confinement pour donner la parole aux bénévoles en faveur du bénévolat, ou encore l’initiative Techforgood avec le projet de crowdfunding @Protegetonsoignant qui a réuni 4 millions d’euros pour soutenir le personnel de santé et les équipes, ou bien l’opération instagram tombola @starssolidaires dont les bénéfices sont reversés à #ProtegeTonSoignant

THÉMATIQUE 3 - Repenser le lien à distance avec la communauté de bénévoles

“Le lien à distance avec les bénévoles a souvent très bien fonctionné avec divers outils de vidéo conférence ou de conférence téléphonique. Il a même permis de favoriser le travail ensemble pour des bénévoles qui n’avaient pas forcément l’occasion de se croiser, notamment parce qu’ils n’interviennent pas les mêmes jours ou aux mêmes heures, ou aux mêmes endroits. Garder ce lien qui s’est créé paraît essentiel, tant il a permis de renforcer l’appartenance à l’association et à son projet.” TOUSBENEVOLES

  • [Enjeu] Le digital facilite les rencontres mais ne remplace pas le contact humain personnalisé que recherche chaque bénévole dans son besoin d’aider les associations, sans compter les bénévoles qui sont éloignés ou peu à l’aise avec les outils digitaux. De l’importance et de la richesse intergénérationnelle, sur laquelle s’appuie TOUSBENEVOLES, pour favoriser l’entraide entre bénévoles plus âgés et bénévoles plus jeunes pour s’approprier ces outils digitaux, en plus des conseils qui suivent.
  • [Conseil] Afficher sur son site la possibilité d’être rappelé 
  • [Conseil] Privilégier un numéro de téléphone assurant une mise en relation avec une personne de l’équipe ou une équipe de bénévoles pour répondre aux questions
  • [Conseil] Certains smartphones permettent de gérer des appels téléphoniques à plusieurs pour garder le contact avec les bénévoles.
  • [Conseil] Animer les réunions par conférence téléphonique ► Outils : OVH
  • [Enjeu] La période de confinement a demandé à plus d’un d’adapter le format de communication numérique et surtout d’instaurer l’usage d’outils qui aident à supprimer la barrière de la distance et à maintenir le lien.
  • [Conseil] Les intégrer dès le premier contact en leur donnant accès aux différentes ressources et outils de la structure dédiés aux bénévoles  ► Outils: Meetup, Slack, Trello,
  • [Conseil] Les former à distance grâce aux outils de visioconférence ► Outils: Jitsy, BigBlueButton, Zoom, Google Meet
  • [Conseil] Les intégrer à des groupes de discussion pour favoriser l’échange et répondre aux questions entre les bénévoles et équipes permanentes  ► Outils : Slack, Rocket.chat, Discord, Fleep, Mattermost,…

Quand TOUSBENEVOLES prend la parole par emailing, l’interpellation du sujet et l’appel à remplir un questionnaire pour sonder la base assure systématiquement de très bons taux de retour ! 

  • [Conseil] Profiter de cette période pour mieux connaître vos bénévoles, leur comportement, leurs habitudes, leur besoins, leurs attentes,… et organiser votre base de données, pour ensuite personnaliser vos prises de contact et vos messages, et identifier les moyens de sollicitation les plus efficaces ► Atelier en ligne HelloAsso : Prendre soin de ses contacts et de sa communauté
  • [Conseil] Apprendre à mieux les connaître et prendre en compte leur retour ► Outils de sondage et questionnaire : SurveyMonkey, Typeform, Google form, fonctionnalité de sondage sur les réseaux sociaux,…

La période confinement a montré la priorité donnée par certaines entreprises, marques ou associations, d’entretenir la proximité avec leur communauté, leurs clients, donateurs, bénéficiaires.

  • [Conseil] Organiser des conférences sur des sujets spécifiques propres à l’association et en faire des “webinaires”, “mooc”, “formation en ligne”, pour partager au plus grand nombre les réflexions, retours d’expérience, nouveaux projets et pourquoi pas avec des invités pour dynamiser l’échange. ► Exemple : formation en ligne gratuite « Nous Toutes » sur les violences sexistes et sexuelles.
  • [Conseil] Ce format de formation en ligne est conseillé sur des thématiques courtes et ne nécessitant pas de mises en pratique ou d’un cycle d’apprentissage long.

S’appuyer sur les bénévoles pour organiser certains projets de l’association et leur permettre de s’impliquer davantage : cela développe une confiance mutuelle et nourrit le lien entre les bénévoles et l’association.

  • [Conseil] Maintenir les réunions et échanges hebdomadaires ou mensuels à distance pour garder le contact ► Outils de gestion : se référer à la thématique 1
  • [Conseil] Partager les projets, les idées, les besoins de compétences à vos bénévoles et créer des comités de pilotage de bénévoles ► C’est l’organisation même de Webassoc composé à 100% de bénévoles avec un fonctionnement sans compte en banque

Dans un contexte qui nous permet de recruter des bénévoles au-delà de nos frontières géographiques habituelles, comment les fidéliser et tisser ce lien social à distance ?

  • [Conseil] Se retrouver en ligne pour le plaisir d’échanger : brunch, apéro visio pour accueillir les nouveaux bénévoles et garder le lien convivial avec tous les bénévoles. En comité à taille humaine, pensez à préparer un support, une animation et préciser les interactions souhaitées avec les participants.
  • [Initiative] Pendant le confinement et afin de continuer à les fédérer à distance, TousBenevoles a mis en place des apéros en visioconférence de manière régulière avec ses bénévoles. A chaque apéro, une trentaine de bénévoles qui se retrouvent ainsi pour échanger et mieux se connaître.

THÉMATIQUE 4 - Prendre le pli du numérique et des nouvelles technologies, en s'appuyant sur des bénévoles sensibles au digital

“Le potentiel offert par les nouvelles technologies n’est plus à prouver – et la récente crise le confirme : elles modifient nos habitudes de consommation, bouleversent notre accès à l’information, fluidifient, nos pratiques de collaboration. Alors pourquoi ne pas les mobiliser au service des associations ? Aujourd’hui plus que jamais, nous vous invitons à découvrir comment faire de l’innovation technologique un véritable allié dans la poursuite de votre mission sociale. ” LATITUDES

Le digital permet un renouveau à la fois dans la façon de mobiliser et de recruter une nouvelle génération de bénévoles sensibles au digital. Des initiatives d’entraide continuent de se multiplier pour aider les associations à prendre le pli. 

  • Les Aides SOS et les Formations de Webassoc : renforts opérationnels et formations concrètes web
  • La communauté Tech for good Enthusiasts de Latitudes pour l’accompagnement de projets technologique, du simple diagnostic à la réalisation de projet
  • Partenariat TousBenevoles avec Linkedin & Meteojob pour faire matcher les expertises avec les besoins en bénévolat
  • Les points d’appui au numérique associatif pour votre transition vers le digital : Programme PANA
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  • Les réseaux sociaux
  • L’emailing
  • Le référencement naturel et sur des sites à destinations des bénévoles
  • La publicité en ligne sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux
  • Le partenariat avec des médias d’influence en ligne (web, vidéo, audio) pour travailler la notoriété et mobiliser de nouveaux bénévoles
  • En savoir plus :  Ressources de WEBASSOC 
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Le confinement a accentué l’usage et la fréquence des réseaux sociaux qui deviennent les premiers supports de visibilité en ligne pour mobiliser, recruter et collecter.

  • [Etape 1] Identifier les réseaux sociaux pertinents par rapport aux usages de ses bénévoles 
  • [Etape 2] Mettre en place une animation éditoriale et visuelle pour faire réagir et favoriser le « bouche-à-oreille », et surtout pousser à l’action avec des liens permanents directs pour réaliser ces actions
  • [Etape 3] Partager les contenus provenant des bénévoles pour favoriser l’inspiration entre « pairs »
  • En savoir plus : Rubrique “Réseaux sociaux” dans  Ressources de WEBASSOC

Le confinement a fait de l’emailing l’un des canaux privilégiés d’information des usagers, revalorisant ainsi la communication relationnelle et personnalisée que permet ce canal

  • [Clé 1] Connaître sa base et collecter avec qualité
  • [Clé 2] Un contenu qui engage est un contenu qui parle à sa cible
  • [Clé 3] Un contenu texte équilibré (non aux pièces jointes et non au contenu 100% image)
  • [Clé 4] Des landing pages vers le site qui permettent de réaliser l’action souhaitée
  • En savoir plus : Rubrique “Emailing” dans  Ressources de WEBASSOC

Les leviers gratuits constituent également des leviers de recrutement à condition d’y dédier le temps nécessaire pour les développer. La publicité devient alors un complément intéressant pour recruter un plus grand nombre plus vite. 

  • [Media 1] La publicité sur Google pour rendre votre association visible auprès des bénévoles potentiels ► En savoir plus sur Google AdGrant
  • [Media 2] La publicité sur les réseaux sociaux pour développer la visibilité de vos pages et conquérir de nouveaux bénévoles
  • [Media 3] Les médias d’information web/audio/vidéo qui, à travers leur communauté, constituent des vecteurs de bénévoles potentiels 
  • Aller plus loin grâce aux nouvelles technologies qui représentent de belles opportunités pour développer des produits ou des services innovants à destination de vos bénéficiaires.
  • [Exemple] Une application mobile pour faciliter le travail de salariés en insertion, une plateforme de formation hors-ligne pour permettre à des détenus d’apprendre le code informatique ou encore de l’analyse de données au service de l’engagement de vos bénévoles.
  • [Solution] Chez Latitudes, la communauté de professionnels de la tech accompagnent les associations à comprendre l’innovation technologique (qu’est-ce que je peux faire pour nourrir ma mission sociale) et à passer à l’action (je reçois de l’aide dans la réalisation de mon projet).
  • [Conseil] Vous avez de belles idées de projets technologiques mais ne savez pas par où commencer ? Ou vous avez peut-être même déjà lancé un projet mais rencontrez désormais des défis dans sa réalisation ? Inscrivez-votre association auprès de Latitudes afin de partager avec la communauté et d’obtenir de l’aide !

THÉMATIQUE 5 - Développer les collectifs d’entraide et faire émerger un web plus responsable

“La crise du COVID a fait exploser les souhaits personnels que nous pouvions avoir : devant l’urgence de la solidarité, de nombreuses initiatives se sont spontanément créées et c’est magnifique. En voici ici quelques-unes. Que toutes les autres n’hésitent pas à se manifester pour que nous tous, et notamment les plus fragiles, soyons plus forts, ensemble.” WEBASSOC

Pour la transition numérique du monde associatif : pour que le monde associatif puisse opérer une transition numérique réfléchie, adaptée et durable, il est nécessaire d’impulser une dynamique complémentaire à l’existant.

  • Programme PANA (Point d’Appui au Numérique Associatif) : un programme gratuit, national et collectif pour former et référencer plus de 350 points d’appui dans l’accompagnement des associations dans leur prise en main numérique 
  • En savoir plus Accès au programme PANA
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Face au COVID-19, une nécessité de s’organiser entre association pour partager leurs conseils, leurs bonnes pratiques face à la crise,  les problématiques communes, etc.

  • Groupe Facebook « Le groupe des Assos » : ce groupe permet l’échange entre associations, mais aussi avec l’équipe HelloAsso et les acteurs de l’accompagnement associatif (notamment les Points d’Appui au Numérique Associatif).
  • En savoir plus « Le groupe des Assos » 

Pour une citoyenneté active : fluidifier les échanges entre les communautés de bénévoles et les associations pour augmenter le soutien à toutes les associations.

  • Collectif Benevolat : 7 associations d’accompagnement de bénévoles, 1 point d’entrée commun pour les bénévoles, soutenu par le partage de ressources et de compétences pour ses activités propres
  • En savoir plus benevolat.fr

Le numérique a permis de faire naître des actions de solidarités internationales, tout en accentuant la fracture et l’exclusion numérique

Le numérique a permis l’accès à plus d’information et d’opinions avec des algorithmes puissants pour automatiser la sélection d’information basée sur leur capacité à interpréter nos données personnelles. Cette innovation technologique nourrit également un défi de taille : celui de brider notre ouverture d’esprit face à une information visible biaisée par la masse d’information et ces algorithmes.

  • [Soutenir] Favoriser l’émergence de solutions qui favorisent l’anonymat de navigation QWANT, FRAMALIGUE et autres logiciels libres

Au total, le numérique consomme 10 à 15 % de l’électricité mondiale, soit l’équivalent de 100 réacteurs nucléaires (Source Ademe)

  • [Conseil] Construire votre site dans une démarche d’éco-conception pour minimiser son impact environnemental En savoir plus : Ressources en ligne Webassoc
  • [Soutenir] Favoriser l’émergence de moteurs de recherche comme ECOSIA qui finance la plantation d’arbres à partir du profit généré par les recherches en ligne, ou encore LILO
  • [Autres actions pas si anodines] Ne pas laisser l’écran allumé lorsqu’on ne l’utilise pas, baisser la luminosité des écrans, préférer le téléchargement des vidéos au streaming, nettoyer les boîtes mails pour minimiser les mails dormants, maximiser la durée de vie des appareils technologiques,…
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Conditions d’utilisation

Une partie de notre mission consiste à :

  • inciter les professionnels du web à partager leurs compétences web pour aider les associations humanitaires, de solidarité et d’environnement à se renforcer avec internet,
  • développer des ressources utiles, soit en les publiant sous licences libres, soit en les dédiant au domaine public en bien commun, et de les diffuser gratuitement.

Vous êtes libre de lire nos ressources et de les réutiliser, gratuitement.
Si vous les intégrez ailleurs, nous vous remercions de citer la source Webassoc.org .
Nous intégrons également des liens vers des ressources de nos partenaires. Reportez-vous à leurs conditions de diffusions.
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Dernière mise à jour de la page : 11 mai 2020

Les magnifiques photos sont de © Benjamin Genet - www.benjamingenet.com.
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